Principes
Durabilité dans les marchés publics
Les facteurs clés d’un „achat durable“ :
- Quantité : avant de lancer une commande, il est crucial de remettre en question la nécessité de l’achat ! Ensuite, vérifiez la quantité pour éviter que la commande dépasse les besoins réels. Il est donc important de faire une analyse détaillée de la situation avant de passer une commande.
- Qualité : un produit de qualité a une durée de vie prolongée et garantit un bon fonctionnement. Une bonne qualité devra, à côté des aspects fonctionnels, inclure également des aspects de santé, comme p.ex. la non-toxicité pour l’utilisateur et des aspects environnementaux, comme p.ex. la recyclabilité du produit. Les normes ISO et des labels peuvent aussi faire preuve de la qualité d’un produit.
- Production : le mode de production doit être respectueux de l’environnement et des droits humains. Le degré de consommation de matières premières et d’énergie est à considérer. L’analyse du cycle de vie constitue une bonne façon d’estimation sur ces facteurs. L’aspect social devra également être considéré au niveau de la production et des conditions de travail. Des labels comme « Fairtrade » (ou similaire) peuvent être une bonne indication à cet égard.
- Service : des références professionnelles dans le domaine en question et la bonne réputation d’une entreprise sont des garants pour un service après-vente de qualité. D’où l’importance de choisir une entreprise qui traite ces employés avec respect, leur paye un salaire adapté. Ici, vous trouvez différentes considérations sociales à prendre en compte : Guide des achats durables.
- Prix : le prix reste un facteur important au niveau économique, mais ne devra pas forcément marginaliser les autres facteurs, comme le mode de production, la qualité de service, la non-toxicité pour l’homme ou le respect de l’environnement et des droits humains. Ceci peut être garanti par le mécanisme de la pondération des critères.
Les grandes lignes directrices des marchés publics
Liberté d’accès à la commande publique :
Ce principe assure que les marchés publics soient accessibles à tous les opérateurs économiques qui désirent y participer et qui satisfont aux conditions requises par le cahier des charges.
Égalité de traitement des candidats :
Ce principe se traduit par une multitude de dispositions réglementant le traitement à un même pied d’égalité de tous les concurrents en lice. La non-discrimination entre les entrepreneurs, fournisseurs et prestataires de service
Transparence des procédures :
Ce principe engage en fait les acheteurs publics à faire de la publicité adéquate et préalable de tout projet et à transmettre toutes les informations nécessaires à tous les acteurs impliqués pendant toute la période du marché (à l’ouverture, pendant la passation et en aval). Découle également du principe de transparence la motivation détaillée du rejet des offres. Ainsi, l’acheteur doit par exemple aussi communiquer chaque modification dans le cahier des charges comme chaque erreur dépistée par un soumissionnaire à tous les concurrents.
Offre économiquement la plus avantageuse
Le principe de « l’offre économiquement la plus avantageuse » permet aux pouvoirs adjudicateurs de considérer des critères qualitatifs lors des soumissions et de ne plus les obliger à respecter strictement le pur principe du prix le plus bas. On parle du mieux-disant, plutôt que du moins-disant.
Les critères de qualité peuvent inclure par exemple le service après-vente, des spécificités techniques, des critères de santé ou encore la protection de l’environnement, comme le prévoit le traité d’Amsterdam. Néanmoins le prix reste un critère entre autres auquel on peut accorder une importance plus ou moins élevée.
L’approche de l’offre économiquement la plus avantageuse favorise l’esprit d’innovation de tous les acteurs et ouvre la porte vers des achats de qualité.
Utilisation de labels
Les labels peuvent être un instrument efficace pour rendre les marchés publics plus durables. Le pouvoir adjudicateur peut exiger un label spécifique dans la définition des conditions, pour autant que d'autres labels équivalents et d'autres moyens de preuve soient acceptés. La référence au label est autorisée dans les spécifications techniques, les critères d'attribution et les conditions d'exécution.
- Un label utilisé (comme moyen de preuve) dans les spécifications techniques servira à préciser les exigences minimales.
Exemple : tous les manuels en papier sont imprimés sur du papier avec au moins 70% de fibres recyclées ou de fibres provenant de forêts gérées durablement (selon les critères des labels FSC ou PEFC ou équivalent)
- Un label utilisé dans les critères d'attribution permettra d'obtenir des points supplémentaires s'il établit que le produit ou le service respecte plus que les conditions minimales.
Exemple : si plus de 70% des fibres des manuels en papier sont d’origine recyclés ou provenant de forêts gérées durablement (voir spécifications techniques) vous pouvez obtenir des points supplémentaires (selon les critères des labels FSC ou PEFC ou équivalent)
La méthode la plus courante et la plus correcte d'un point de vue juridique à faire référence à des labels dans un appel d'offres consiste à reprendre les exigences techniques que vous souhaitez souligner (et qui tiennent compte de l'objet du marché) dans l'appel d'offres (ou dans une annexe). Ensuite, vous mentionnerez qu'un label en particulier ou qu'un groupe de labels (ou leurs équivalences) pourront servir de preuve du respect des exigences techniques. Prenez aussi en considération des moyens de preuve analogues.
De plus, des labels sociaux ou autres peuvent être imposés. Une condition essentielle est qu'il doit s'agir de labels fiables et que les exigences en matière de label ne doivent concerner que des critères qui sont liés à l’objet du marché.
Attention : vous ne pouvez pas exiger qu'un produit doive être étiqueté avec un label. Seules les spécifications du label peuvent être prises comme base, et non le label en tant que tel.
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent utiliser uniquement des critères de label qui se rapportent aux propriétés du produit ou service lui-même ou aux processus de production, mais pas à la direction générale de la société en question. Les critères doivent donc être suffisamment précis. Des références générales à la production durable ne sont pas autorisées.
Encore, seuls les écolabels qui respectent certaines exigences peuvent être utilisés comme référence.
Pour plus d’information, consultez : „Fact Sheet on the use of Ecolabels in public procurement“
Proposition de formulation pour un marché public:
« Les produits devront avoir des performances environnementales au moins équivalentes aux exigences de l’Ecolabel ________. Les candidats joindront à leur offre le certificat de l’Ecolabel _______, datant de l’année en cours ou de l’année précédente. Si le produit n’est pas certifié Ecolabel ______ ou équivalent, les candidats préciseront pour chaque rubrique (cf. Tableau à contenant les critères à annexer à votre appel) et à travers un mode de preuve, que le produit satisfait aux critères définis dans l’Ecolabel _______. »
Ceci ne compte pas pour les simples appels d’offres. Dans le cas d'un appel d'offres, le commettant peut formuler sa demande librement. L’exigence de labels en tant que tels est donc tout à fait possible sans restriction !
Système de pondération
Les critères d'attribution doivent être pondérés :
Ils doivent également avoir un lien avec l’objet du marché et permettre d’évaluer les offres afin de déterminer quelle est l’offre qui présente le meilleur rapport qualité/prix (offre la plus avantageuse). Ceci veut dire que chacun des critères pris isolément ne doit pas nécessairement présenter un avantage économique. C’est l’analyse de l’ensemble des critères qui démontrera quelle est l’offre présentant le meilleur rapport qualité/prix.
Il est recommandé d’effectuer une bonne évaluation du rapport prix/qualité environnementale/sociale. En effet, lorsque le poids accordé aux aspects environnementaux et/ou sociaux est trop faible, des fournisseurs potentiels "durables" rencontreront souvent des difficultés pour participer à ces marchés publics et ce, en raison du désavantage concurrentiel qu’ils auront à l’égard de fournisseurs proposant des produits non durables à des prix compétitifs. Il faudra donc veiller à ce que le poids accordé aux aspects environnementaux et aux aspects sociaux puisse réellement permettre la prise en compte de ceux-ci.
Critères de sélection
Les critères de sélection concernent exclusivement le fournisseur et sont donc indépendants des caractéristiques des produits, des services ou des travaux qui sont mis en adjudication, de la méthode d'adjudication du marché, de l'exécution du marché, etc. Ici, la grande question est celle-ci: quels fournisseurs potentiels auront accès au marché?
Les critères de sélection sont utilisés pour exclure des soumissionnaires non appropriés ou pour sélectionner des soumissionnaires appropriés qui auront accès au marché. Ces critères sont cependant très réglementés par la législation sur les marchés publics. Le choix est donc limité.
Possibilités d’application:
Le contractant doit prouver sa capacité technique et professionnelle à satisfaire aux aspects environnementaux du contrat par l’un des moyens suivants:
- un système de gestion environnementale (SGE) applicable aux services de restauration (p. ex. l’EMAS, la norme ISO 14001 ou un instrument équivalent;
- une politique environnementale relative aux opérations de restauration et des instructions ou des procédures de travail assurant un mode de prestation des services respectueux de l’environnement;
- une expérience antérieure de l’application de mesures de gestion environnementale dans des contrats similaires.
Il est recommandé aux acheteurs d’évaluer la formulation optimale pour leur cahier des charges sur la base du montant estimé et de leur prospection des marchés. Pour une petite commande, réclamer la preuve de l'existence d'un système de gestion de l'environnement n’a pas de sens.
Remarque: cette possibilité d’utiliser les systèmes de gestion environnementale dans les critères de sélection d’un marché public n’existe, dans l’hypothèse des marchés de fournitures et de services, que pour les marchés de services. Il ne serait donc par exemple pas possible d’imposer à l’adjudicataire des exigences relatives à la gestion environnementale du bâtiment abritant ses bureaux.
D’un point de vue pratique, il est recommandé de bien évaluer l’ampleur des critères de sélection car un soumissionnaire qui ne répond pas à ces critères pourrait être écarté de l’analyse des offres. Dès lors, en fixant des critères de sélection trop sévères, c'est prendre le risque de rendre:
- la concurrence insuffisante voire même qu’aucun candidat ne puisse réponde aux exigences de la phase de sélection qualitative;
- les marchés inaccessibles aux jeunes entreprises innovantes.
Critères d'attribution
Les critères d'attribution permettent de comparer objectivement des offres sur base, par exemple, du prix, de la qualité, de l'esthétique, mais aussi de la durabilité environnementale et/ou sociale, de même que de l'innovation. Les critères d'attribution sont évalués par le biais d'un score ou d'une pondération pour que la comparaison puisse être faite de manière objective entre les soumissionnaires. Une condition est importante: les critères d'attribution doivent être reliés à l'objet du marché et doivent être objectivement mesurables! Citer simplement la durabilité parmi les critères d'attribution n'est pas suffisamment concret et ne peut être mesuré de façon objective.
Possibilité de lier les critères d’attributions aux spécifications techniques ! Comme vu plus haut, les spécifications techniques définissent un niveau minimal de performances niveau auquel les produits ou les services doivent satisfaire pour pouvoir être pris en compte pour l’attribution du marché (régularité technique).
Les critères d’attribution peuvent prévoir que des points supplémentaires seront accordés pour des produits ou des services qui présentent des performances supérieures à celles exigées au niveau des spécifications techniques.
Spécifications techniques
Les spécifications techniques décrivent les caractéristiques et les propriétés minimales auxquelles le produit ou le service doit impérativement répondre. Ce point offre de belles opportunités pour la durabilité car c'est ici que vous pouvez imposer des exigences durables ou techniques pour le produit, le service ou le travail.
Les labels et les certifications sont une méthode simple souvent utilisée pour démontrer que les spécifications techniques sont effectivement respectées. Ils peuvent aussi servir de source pour identifier les spécifications techniques qui seront insérées dans le cahier des charges.
Les spécifications techniques déterminent le niveau de concurrence. On constate immédiatement qu’il est indispensable de rédiger les spécifications techniques avec le plus grand soin, dans le cas contraire, le risque sera grand de voir échapper un certain nombre d’offres potentiellement intéressantes. De plus, il faudra veiller à ne pas élaborer des spécifications techniques "orientées", ce qui veut dire des spécifications techniques qui viseraient telle ou telle firme prédéterminée. Ceci est bien évidemment formellement interdit, car contraire au principe de la libre concurrence.
Conditions d’exécution du marché
Les conditions d'exécution doivent être respectées par l'adjudicataire pendant la réalisation du marché. Les conditions d'exécution sont un instrument idéal pour le pousser à investir dans la durabilité pendant toute la durée du marché. Elles doivent avoir un lien avec l'objet du marché, les conditions d'exécution peuvent concerner les conditions de livraison, les méthodes de production (socialement ou écologiquement responsables), une politique des ressources humaines durable, etc
Les conditions d’exécution du marché servent à déterminer comment se déroulera la réalisation du marché. Elles peuvent comprendre des dispositions environnementales (par exemple le mode de livraison des fournitures, voire le mode de transport) à condition toutefois qu’elles soient mentionnées dans l’avis de marché et/ou dans le cahier spécial des charges et, bien entendu qu’elles respectent le droit communautaire (entre autres, qu’elles ne soient pas discriminatoires).
Attention: on ne peut introduire dans les conditions d’exécution d’éléments portant sur les critères de sélection, les spécifications techniques ou les critères d’attribution. Les conditions d’exécution ne peuvent donc être des critères de sélection déguisés, des spécifications techniques déguisées ou des critères d’attribution déguisés.
Elles ne peuvent être discriminatoires à l’égard de soumissionnaires en provenance d’autres États membres de l’Union européenne, elles ne peuvent d’ailleurs être discriminatoires en général, car cela serait contraire aux principes fondamentaux du Traité (par exemple: exiger que les fournitures soient livrées au moyen de véhicules de livraison électrique, sachant qu’il n’existe sur le marché qu’un seul soumissionnaire potentiel susceptible de satisfaire à cette condition. De même imposer une condition d’exécution relative à la distance à parcourir pour effectuer les livraisons pourrait se révéler discriminatoire par rapport à certains soumissionnaires dont l’entreprise serait plus éloignée du lieu de livraison, notamment des soumissionnaires issus d’autres États membres de l’Union européenne).
Quelques exemples suggérés par la Commission européenne pour les marchés de fournitures:
- Prévoir une livraison moins néfaste à l’environnement, par exemple une livraison en vrac plutôt que plusieurs petites livraisons successives.
- Prévoir que l’adjudicataire soit tenu d’emporter les emballages utilisés une fois la livraison terminée, et qu’il doive soit les recycler, soit les éliminer d’une manière non nuisible à l’environnement.
- Exiger que les livraisons soient effectuées en dehors des heures de pointe, afin d’éviter une surconsommation de carburant et une pollution plus importante.
- D’autres exemples que ceux proposés par la Commission européenne: prévoir des formations relatives aux économies d’énergie pour l’installation et l’utilisation de PC, serveurs et moniteurs, prévoir une garantie de disponibilité des pièces de rechange durant une certaine période.
Il est également possible d’inclure des conditions sociales dans les conditions d’exécution. Exemple: « Le présent marché a vocation à poursuivre une politique sociale d’insertion et d’intégration socioprofessionnelle de demandeurs d’emploi ou de personnes handicapées. Son exécution doit être effectuée conformément à cette préoccupation d’ordre social ».
